Procedura acordare tichete de masă - Ghid pentru angajatori

Tichetele de masă reprezintă un beneficiu important acordat angajaților, care ajută la îmbunătățirea satisfacției și productivității acestora, dar și la reducerea costurilor operaționale ale companiei. 

Beneficiul tichetele de masă nu doar că sprijină angajații în a-și acoperi cheltuielile zilnice cu hrana, dar reprezintă și o oportunitate pentru angajatori de a beneficia de avantaje fiscale semnificative.

În acest ghid complet, vom explora procedura de acordare a tichetelor de masă, obligațiile legale ale angajatorilor, beneficiile pentru angajați, dar și soluțiile care pot ajuta la optimizarea acestui proces. 

Fie că ești un angajator care dorește să înțeleagă mai bine cum să implementeze acest beneficiu sau un specialist HR care vrea să eficientizeze procesul, acest articol îți va oferi toate informațiile necesare.

Ce sunt tichetele de masă și care este rolul lor?

Tichetele de masă reprezintă un beneficiu oferit de angajatori angajaților lor, în scopul de a sprijini acoperirea cheltuielilor zilnice legate de hrană. Aceste tichete au devenit un instrument important în politica de resurse umane a multor companii din România și din alte țări, având atât un rol financiar, cât și unul motivațional.

Tichetele de masă pot fi emise sub diverse forme, care includ bonuri de masă tipărite sau carduri electronice. Fiecare formă are avantajele și specificul ei, iar alegerea depinde de preferințele angajatorului și de infrastructura disponibilă.

Unul dintre cele mai importante avantaje ale tichetelor de masă este că acestea sunt considerate un beneficiu neimpozabil și necontributiv. Acest lucru înseamnă că, până la o anumită valoare lunară, nu se plătesc taxe pe venit sau contribuții sociale nici pentru angajatori, nici pentru angajați.

De exemplu, în România, valoarea tichetului de masă este reglementată anual de autorități, iar angajatorii pot acorda tichete de masă fără ca acest beneficiu să fie supus impozitării, atâta timp cât nu depășește plafonul stabilit.

Rolul tichetele de masă

Tichetele de masă îndeplinesc mai multe roluri esențiale atât pentru angajatori, cât și pentru angajați:

• Sprijin financiar pentru angajați: Tichetele de masă contribuie direct la reducerea cheltuielilor angajaților pentru hrana zilnică.
• Îmbunătățirea satisfacției și productivității angajaților: Un angajat care beneficiază de tichete de masă este, de regulă, mai motivat și mai satisfăcut la locul de muncă.
• Reducerea costurilor pentru angajator: Tichetele de masă sunt o formă de beneficiu care nu presupune costuri semnificative pentru companie în ceea ce privește impozitele și contribuțiile. 
• Avantaje fiscale pentru angajatori: Angajatorii pot deduce suma alocată tichetelor de masă din venitul brut al companiei, reducând astfel baza impozabilă și implicit impozitele pe care trebuie să le plătească. Acesta este un stimulent important pentru companiile care doresc să își optimizeze costurile fiscale.

Într-un context economic în care costurile vieții sunt în continuă creștere, tichetele de masă devin un beneficiu valoros pentru angajați. Mai mult, în perioade de inflație sau incertitudine economică, acest tip de beneficiu ajută angajații să își gestioneze mai bine bugetul zilnic, reducând povara financiară legată de costurile alimentației.

Pentru a eficientiza acordarea tichetelor de masă, soluțiile Workleto pot automatiza documentele salariale și procesele administrative asociate. Astfel, compania va economisi timp, va reduce erorile administrative și va asigura o gestionare mai eficientă a acestui beneficiu.

Procedura acordare tichete de masă

Acordarea tichetelor de masă presupune o serie de pași care trebuie urmați cu atenție pentru a asigura respectarea reglementărilor legale și pentru a garanta o procedură corectă și eficientă. În această secțiune, vom explora pașii esențiali din procedura de acordare a tichetelor de masă și cum angajatorii pot implementa acest proces în mod optim.

Identificarea angajaților eligibili

Primul pas în acordarea tichetelor de masă este identificarea angajaților care beneficiază de acest beneficiu. Conform legislației din România, toate persoanele care sunt angajate cu contract de muncă în regim de program normal de lucru pot beneficia de tichete de masă. Acest beneficiu poate fi acordat doar angajaților care îndeplinesc următoarele condiții:

• Angajați cu normă întreagă: Aceștia beneficiază automat de tichete de masă, conform contractului de muncă.
• Angajați cu normă parțială: În funcție de reglementările interne ale companiei, aceștia pot beneficia de tichete de masă proporțional cu numărul de zile lucrătoare efectiv lucrate într-o lună.
• Angajați în concediu medical: Angajații care sunt în concediu medical pentru mai mult de 3 zile consecutive nu vor beneficia de tichete de masă, deoarece nu lucrează în acea perioadă.

Calcularea valorii tichetelor de masă

După identificarea angajaților eligibili, următorul pas este calcularea valorii tichetelor de masă. Conform reglementărilor în vigoare, valoarea unui tichet de masă nu poate depăși un plafon stabilit anual de autoritățile fiscale. Acest plafon poate varia de la an la an, dar rămâne constant în cadrul aceleași perioade fiscale.

De exemplu, pentru anul 2025, valoarea maximă a unui tichet de masă este de 30 de lei pe zi de lucru. Angajatorul poate decide să acorde un număr mai mare de tichete, însă în limita plafonului stabilit.

Este important de menționat că, în anumite situații, angajatorul poate acorda mai multe tichete de masă decât numărul de zile lucrătoare, în funcție de politica internă a companiei, dar nu va putea deduce din venitul brut decât valoarea corespunzătoare plafonului fiscal.

Emitere și distribuire

După calcularea valorii tichetelor de masă și stabilirea beneficiarilor, următorul pas este emiterea și distribuirea acestora. Angajatorul poate alege între două modalități de livrare:

• Bonuri fizice de masă: Acestea sunt livrate în format fizic angajaților și pot fi folosite la punctele de vânzare care acceptă bonuri de masă.
• Carduri electronice de masă: Cardurile electronice sunt mai ușor de gestionat și pot fi utilizate la o gamă largă de restaurante, supermarketuri și magazine partenere.

Este esențial ca angajatorul să asigure o distribuire corectă și transparentă a tichetelor, iar procedura de acordare să fie clar definită și conformă cu legislația. Automatizarea documentelor salariale poate reduce timpul alocat acestei activități și poate asigura o gestionare mai eficientă a tichetelor de masă.

Prin urmarea acestor pași esențiali, angajatorii pot asigura o procedură corectă și transparentă de acordare a tichetelor de masă, în conformitate cu legislația. 

Angajatorul este obligat să dea bonuri de masă? 

Una dintre întrebările frecvente adresate de angajatori este dacă aceștia sunt obligați prin lege să acorde tichete de masă angajaților. Răspunsul nu este unul simplu, deoarece depinde de mai mulți factori, inclusiv de tipul de contracte de muncă și de reglementările interne ale fiecărei companii. În general, tichetele de masă nu sunt obligatorii în toate cazurile, dar există reglementări specifice care stabilesc când angajatorul trebuie să le acorde.

Când este angajatorul obligat să acorde tichete de masă?

În cazul anumitor tipuri de contracte colective de muncă 

Dacă tichetele de masă sunt incluse într-un contract colectiv de muncă, atunci angajatorul este obligat să le acorde tuturor angajaților acoperiți de acel contract. De asemenea, dacă aceste tichete sunt menționate în reglementările interne ale companiei, atunci angajatorul trebuie să respecte aceste prevederi.

Pentru angajatori cu un număr minim de angajați 

Legislația prevede ca, în anumite cazuri, tichetele de masă să fie obligatorii pentru companiile care au un număr minim de angajați, stabilit prin reglementările legale. Acest prag poate varia, dar în general, companiile care depășesc acest număr sunt obligate să le acorde angajaților lor.

Pentru angajații care lucrează cu normă întreagă 

În cazul angajaților cu contract de muncă pe perioadă nedeterminată sau determinată și care lucrează cu normă întreagă, tichetele de masă sunt, de regulă, obligatorii, conform reglementărilor legale.

Pentru angajații care lucrează în condiții de program normal 

Angajații care lucrează cu normă întreagă sau cu program normal de lucru (de obicei 8 ore pe zi) pot beneficia de tichete de masă, cu condiția ca acest beneficiu să fie stipulat în contractul lor de muncă sau în reglementările interne ale companiei.

Excepțiile de la lege: Când nu sunt obligatorii tichetele de masă

În anumite condiții, angajatorii nu sunt obligați să acorde tichete de masă, chiar și în cazul în care numărul de angajați sau tipologia companiei îndeplinește condițiile legale de acordare. Printre excepții se numără:

Angajați part-time 

Angajații care lucrează cu normă parțială (part-time) nu beneficiază automat de tichete de masă. În schimb, aceștia pot beneficia proporțional cu numărul de zile lucrătoare efective, în funcție de politica internă a angajatorului.

Angajați aflați în concedii medicale 

Angajații care se află într-un concediu medical care depășește 3 zile consecutive nu vor primi tichete de masă pentru perioada respectivă, din moment ce aceștia nu lucrează în această perioadă.

Angajați cu forme de plată alternative 

Există cazuri în care angajatorul poate acorda alte forme de beneficii (de exemplu, tichete cadou sau alte bonusuri) în locul tichetelor de masă. Aceste beneficii alternative pot varia în funcție de politica fiecărei companii.

Câte bonuri de masă se dau pe lună? 

Numărul de tichete de masă acordate pe lună depinde de mai mulți factori, printre care numărul de zile lucrătoare, politica firmei și reglementările legale. Este esențial ca angajatorul să urmeze procedurile corecte de calcul și să respecte reglementările, pentru a asigura acordarea corectă a acestui beneficiu.

Cum se stabilește numărul de bonuri de masă lunar?

În mod normal, angajatorul acordă câte un tichet de masă pentru fiecare zi lucrătoare efectivă. Aceste zile lucrătoare sunt cele în care angajatul prestează activitate, iar numărul de zile lucrătoare poate varia în funcție de fiecare lună.

De exemplu, într-o lună cu 20 de zile lucrătoare, angajatorul va acorda 20 de tichete de masă. În cazul în care angajatul nu lucrează o întreagă lună, din diverse motive (ex. concedii de odihnă, concedii medicale), numărul de tichete de masă va fi ajustat corespunzător zilelor efectiv lucrate.

Pentru a calcula corect numărul de tichete de masă, angajatorul trebuie să ia în considerare numărul de zile lucrătoare efectiv lucrate de fiecare angajat în fiecare lună, ajustându-se pentru zilele de concediu medical sau alte absențe. Este important ca angajatorul să aibă un sistem bine pus la punct pentru a urmări aceste date.

Soluțiile oferite de Workleto permit crearea unor rapoarte detaliate care pot analiza impactul tichetelor de masă asupra bugetului firmei și pot ajuta la calcularea exactă a numărului de tichete de masă de acordat. Mai mult, automatizarea procesului îți va reduce semnificativ erorile și îți va asigura o gestionare eficientă..

Beneficiile acordării tichetelor de masă

Tichetele de masă sunt un beneficiu care aduce avantaje semnificative atât angajatorilor, cât și angajaților. Deși aceste beneficii pot varia ușor în funcție de politica fiecărei companii, există câteva avantaje clare pentru ambele părți implicate.

Beneficii pentru angajatori:

Unul dintre cele mai mari beneficii pentru angajatori este deducerea valorii tichetelor de masă din venitul brut. Potrivit legislației în vigoare, valoarea tichetelor de masă acordate angajaților este neimpozabilă până la o anumită limită. 

Acest lucru reduce impozitele pe venit și contribuțiile sociale, ceea ce poate duce la economii considerabile pentru companie. Practic, angajatorii pot economisi sume importante prin oferirea acestui beneficiu, mai ales atunci când implementarea acestuia este realizată corect.

Tichetele de masă sunt un beneficiu apreciat de angajați, deoarece ajută la acoperirea unei nevoi fundamentale – cheltuielile pentru hrană. Prin acordarea acestui tip de beneficiu, angajatorii contribuie la creșterea satisfacției angajaților, ceea ce poate duce la o creștere a productivității și a retenției angajaților. 

Beneficii pentru angajați:

Tichetele de masă reprezintă o formă de sprijin financiar direct pentru angajați. Acestea pot fi folosite pentru acoperirea costurilor de hrană zilnice, ceea ce le permite angajaților să economisească bani sau să își direcționeze venitul către alte necesități. De asemenea, acest beneficiu ajută angajații să își gestioneze mai bine bugetul lunar, având un impact direct asupra calității vieții lor.

Prin faptul că tichetele pot fi folosite în locații diverse, de la restaurante, la cantinele angajatorului sau magazinele de produse alimentare, angajații sunt mai motivați să aleagă opțiuni sănătoase. Astfel, acest beneficiu poate avea un impact pozitiv asupra stării de bine a angajaților și poate ajuta la reducerea problemelor de sănătate legate de alimentația nesănătoasă.

Cu ajutorul CRM-ului Workleto, angajatorii pot gestiona mai ușor informațiile despre angajați și beneficiile oferite, în timp ce rapoartele Workleto pot analiza impactul acestora asupra bugetului firmei. 

Cum să implementezi corect acordarea tichetelor de masă

Acordarea tichetelor de masă nu este doar un proces administrativ, ci și un beneficiu important care poate contribui semnificativ la satisfacția și motivarea angajaților. Este esențial ca angajatorii să implementeze acest sistem într-un mod corect, respectând reglementările legale și asigurându-se că procesul este eficient și fără erori.

Ce trebuie să faci pentru o implementare corectă:

• Respectă pașii legali: Identifică angajații eligibili, stabilește valoarea tichetelor și asigură-te că le emiți corect.
• Digitalizează procesul: Folosește soluțiile IT oferite de Workleto pentru a automatiza și eficientiza procesul de acordare a tichetelor de masă.
• Oferă suport continuu angajaților: Fii pregătit să răspunzi rapid întrebărilor și asigură-te că angajații înțeleg complet cum funcționează tichetele de masă.
• Monitorizează impactul asupra bugetului: Utilizează rapoartele Workleto pentru a analiza și ajusta procesul de acordare a tichetelor de masă în funcție de nevoile companiei.

Acordarea tichetelor de masă este o oportunitate de a sprijini angajații, de a îmbunătăți relațiile din cadrul companiei și de a beneficia de avantaje fiscale importante. Prin implementarea unei soluții eficiente și prin utilizarea serviciilor Workleto, poți să te asiguri că acest proces este gestionat corect și eficient.

Dragoș Dobre

După peste un deceniu în poziții de management în România și Germania și finalizarea unui Executive MBA la University of Sheffield, am ales să îmi urmez pasiunea pentru antreprenoriat și consultanță. Această tranziție mi-a oferit șansa de a-mi valorifica pe deplin experiența și abilitățile dobândite.

Vezi mai multe articole ale autorului.