Certificatul de atestare fiscală: ce este și cum îl obții

Într-o lume în care interacțiunile cu statul devin tot mai digitalizate, certificatul de atestare fiscală rămâne un document-cheie pentru orice contribuabil din România. Fie că ești persoană fizică, firmă sau PFA, sunt momente în care ți se va cere să dovedești că ești „la zi” cu obligațiile fiscale.

Acest certificat este mai mult decât o formalitate – el este dovada relației corecte dintre tine și autoritățile fiscale. Indiferent că vrei să participi la o licitație publică, să-ți vinzi un imobil sau să înființezi o firmă, vei avea nevoie de acest document.

Totodată, odată cu dezvoltarea platformelor digitale precum Spațiul Privat Virtual (SPV), procesul de obținere a certificatului a devenit mai rapid și mai accesibil. Iar pentru companii, digitalizarea completă a fluxului documentar aduce o eficiență reală, prin automatizare, semnături digitale și arhivare electronică.

Ce este certificatul de atestare fiscală și când ai nevoie de el

Certificatul de atestare fiscală (CAF) este un document oficial emis de ANAF sau direcțiile locale de impozite și taxe, prin care se confirmă situația fiscală a unui contribuabil la o anumită dată. Concret, acest document atestă:

• dacă ai sau nu datorii către bugetul de stat;
• dacă ești în regulă cu declarațiile fiscale;
• și alte informații relevante despre statutul tău fiscal.

Când ai nevoie de el?

Certificatul de atestare fiscală este necesar pentru o gamă largă de contribuabili, iar cerințele diferă ușor în funcție de statutul acestora. În esență, oricine are o relație activă cu statul în plan fiscal poate fi nevoit, la un moment dat, să obțină un astfel de document.

Persoane fizice

În cazul persoanelor fizice, CAF este frecvent cerut în următoarele situații:

• vânzarea de imobile sau terenuri;
• obținerea unor autorizații de construcție;
• participarea la licitații publice în nume personal;
• accesarea de fonduri europene.

Procesul este relativ simplu, iar documentele necesare sunt minime: carte de identitate, cererea tip și, uneori, o împuternicire dacă acționezi printr-un reprezentant.

Persoane juridice (SRL, SA, ONG etc.)

Pentru firme și alte entități cu personalitate juridică, certificatul este esențial în:

• depunerea de oferte pentru contracte publice;
• modificarea statutului firmei;
• accesarea de credite bancare sau fonduri de investiții;
• participarea în proiecte cu parteneriate internaționale.

Documentația este mai complexă și poate include: declarații fiscale, balanțe contabile, CIF, acte constitutive, împuterniciri sau decizii interne. De aceea, este important ca firmele să aibă un flux de lucru bine pus la punct pentru obținerea CAF.

PFA, II, IF

Pentru persoanele fizice autorizate și întreprinderile individuale/familiale, procedura este asemănătoare cu cea pentru persoane juridice, dar cu un grad mai mic de complexitate. De cele mai multe ori, se cere o declarație unică, acte de identitate și dovada înregistrării la ANAF.

Cum obții certificatul: pași esențiali în 2025

Procesul de obținere a certificatului a fost semnificativ simplificat în ultimii ani, mai ales datorită digitalizării serviciilor publice. În 2025, ai două opțiuni clare: online sau fizic.

Depunerea cererii online – Spațiul Privat Virtual (SPV)

Obținerea certificatului de atestare fiscală prin intermediul platformei Spațiul Privat Virtual (SPV) este soluția preferată de tot mai mulți contribuabili. Procesul este eficient, evită deplasările inutile și permite o arhivare automată a documentelor.

Crearea unui cont în SPV - Pentru a utiliza platforma, trebuie mai întâi să îți creezi un cont în SPV. Acesta poate fi deschis:

• cu un certificat digital calificat (pentru persoane juridice, contabili, avocați etc.);
• cu credite simple (user/parolă), în cazul persoanelor fizice;
• prin identificare electronică (eID) sau prin aplicația mobilă a ANAF.

Procesul de creare a contului presupune completarea unui formular, alegerea metodei de autentificare și, în unele cazuri, validarea identității la ghișeu sau online.

Pașii pentru trimiterea cererii

1. Autentificare în contul SPV.
2. Selectarea formularului specific: „Cerere pentru eliberarea certificatului de atestare fiscală”.
3. Completarea datelor cerute.
4. Încărcarea documentelor necesare în format PDF sau scanat.
5. Trimiterea cererii cu semnătură digitală, dacă este cazul.

După trimiterea cererii, primești un număr de înregistrare și poți urmări în timp real statusul solicitării.

Avantajele procesului online:

• Evitarea deplasărilor la ghișee.
• Timp redus de procesare (uneori chiar în aceeași zi).
• Primirea documentului în format digital, cu semnătură electronică.
• Posibilitatea de a arhiva automat documentele în sistemul propriu.

Afacerile moderne integrează tehnologii de tip OCR (recunoaștere optică a caracterelor), care extrag automat informațiile relevante din documentele justificative, reducând timpul necesar pentru completarea cererii.

Depunerea fizică – ANAF sau DITL

Dacă preferi formatul clasic sau nu ai acces la SPV, poți depune cererea:

• la ghișeul ANAF – pentru impozite și taxe datorate statului;
• la DITL (Direcția de Impozite și Taxe Locale) – pentru impozite locale (ex: pe clădiri, terenuri, autoturisme).

Documentele se depun fizic, în original sau copie conformă. Termenul de eliberare variază în funcție de tipul cererii și de timpul de procesare al instituției.

Documente necesare

Pentru persoane fizice:

• Cerere tip (disponibilă pe site-ul ANAF sau la ghișeu);
• Copie CI;
• Împuternicire (dacă este cazul).

Pentru persoane juridice:

• Cerere tip;
• CIF, balanță contabilă, ultimele declarații fiscale;
• Împuternicire semnată + CI reprezentant legal.

Costuri, termene de eliberare și posibile scutiri

În majoritatea cazurilor, ANAF nu percepe taxă pentru emiterea certificatului fiscal. Totuși, în unele unități administrativ-teritoriale (prin DITL), pot exista taxe locale simbolice pentru eliberarea documentului. Acestea variază, de regulă, între 2 și 10 lei, în funcție de oraș sau județ.

Pentru firme, poate apărea un cost indirect legat de serviciile unui contabil sau consultant care se ocupă de întocmirea și depunerea cererii.

Termene de eliberare:

• 1–3 zile lucrătoare în cazul cererilor depuse online;
• 3–5 zile lucrătoare pentru cererile depuse fizic, în funcție de volumul de lucru al instituției emitente.

În unele cazuri, răspunsul poate fi oferit în aceeași zi, mai ales prin SPV, dacă nu există datorii înregistrate sau erori în documentație.

Situații de scutire:

• persoane fizice care îl solicită pentru uz personal (ex: vânzare imobil);
• instituții publice;
• situații în care este solicitat din oficiu de altă instituție publică.

Valabilitatea certificatului și ce faci dacă expiră

Certificatul de atestare fiscală nu este valabil la nesfârșit. Deși este un document oficial emis de autorități, valabilitatea sa este limitată tocmai pentru a reflecta situația fiscală actualizată a contribuabilului.

De regulă, certificatul fiscal emis de ANAF este valabil 30 de zile calendaristice de la data eliberării. În cazul certificatelor emise de direcțiile locale (DITL), durata poate varia ușor, dar în majoritatea situațiilor este tot de 30 de zile.

În anumite situații, autoritățile pot emite certificate cu o valabilitate mai scurtă, mai ales dacă există elemente în curs de verificare sau dacă documentul este emis într-un context particular (ex: licitații urgente, cazuri cu istoric fiscal neclar).

Ce se întâmplă dacă expiră - Un certificat expirat nu mai este valabil pentru scopurile în care a fost solicitat inițial. Dacă termenul este depășit, trebuie să reiei întreaga procedură:

• depui o nouă cerere;
• atașezi din nou documentele;
• obții un nou certificat actualizat.

Este recomandat să planifici din timp solicitarea, mai ales dacă urmează să folosești certificatul într-un proces birocratic cu termene-limită stricte (cum ar fi o licitație publică sau o vânzare notarială).

Erori frecvente și obstacole în procesul de obținere

Deși procedura de obținere a certificatului de atestare fiscală a fost simplificată, există în continuare erori frecvente care pot duce la respingerea cererii sau la întârzieri semnificative. Cunoașterea acestor obstacole permite evitarea lor din timp.

Cereri incomplete sau incorect completate - Una dintre cele mai frecvente cauze ale respingerii este completarea greșită a formularului sau lipsa unor informații obligatorii. Se recomandă:

• verificarea atentă a datelor introduse;
• utilizarea modelului oficial disponibil pe site-ul ANAF;
• completarea tuturor câmpurilor, inclusiv celor opționale, dacă sunt relevante.

Documente lipsă -  O altă cauză comună de refuz o reprezintă lipsa documentelor justificative:

• copii ale actului de identitate (persoane fizice);
• balanță contabilă sau declarații fiscale (persoane juridice);
• împuternicire în cazul reprezentanților legali.

În cazul în care lipsește un singur document, cererea poate fi returnată, întârziind astfel întregul proces.

Există situații în care contribuabilul are datorii înregistrate, dar acestea nu sunt vizibile imediat în baza de date ANAF. Din acest motiv, se recomandă verificarea prealabilă a contului fiscal personal sau al firmei pentru a identifica eventualele sume restante.

Dacă sediul social sau datele de contact ale unei firme nu au fost actualizate în evidențele ANAF, pot apărea probleme de validare automată a cererii. Orice modificare trebuie raportată în prealabil pentru a evita blocaje în procesul de emitere.

Soluții pentru gestionarea certificatelor fiscale

Transformarea digitală a interacțiunii cu instituțiile fiscale nu se rezumă doar la trimiterea cererilor online. Companiile care gestionează frecvent astfel de documente beneficiază de un avantaj competitiv dacă adoptă soluții integrate și automatizate.

Platforme de document management - Sistemele de tip DMS (Document Management System) permit:

• stocarea organizată a certificatelor fiscale obținute;
• clasificarea acestora după client, tip de cerere sau perioadă;
• accesul rapid și sigur la orice document necesar, chiar și de pe mobil.

Această abordare reduce dependența de suportul fizic și asigură conformitatea cu normele de arhivare electronică.

Automatizarea fluxurilor recurente - Firmele care solicită frecvent certificate pentru clienți, furnizori sau parteneri pot automatiza complet procesul prin:

• integrarea cu SPV sau alte platforme oficiale;
• generarea automată a cererilor în funcție de tipul contribuabilului;
• trimiterea notificărilor și arhivarea automată a certificatelor.

Aceste soluții sunt ideale pentru departamentele juridice, financiare sau contabile care gestionează volume mari de documente.

Pașii esențiali și importanța digitalizării

Obținerea certificatului de atestare fiscală este un proces esențial pentru orice persoană fizică sau juridică care interacționează cu autoritățile fiscale sau care participă la tranzacții comerciale semnificative. În 2025, procesul a devenit mult mai accesibil și eficient datorită digitalizării și implementării unor soluții tehnologice avansate.

Pașii esențiali:

1. Identificarea necesității certificatului: În funcție de scopul pentru care este solicitat (vânzare de bunuri, licitații, obținerea unor autorizații etc.).
    
2. Depunerea cererii: Online prin SPV sau fizic la ANAF/DITL, în funcție de preferințe și disponibilitate.
    
3. Verificarea documentației: Asigură-te că toate documentele necesare sunt complete și corect atașate.
    
4. Eliberarea certificatului: După procesarea cererii, primești certificatul fiscal, semnat digital și arhivat electronic în cazul depunerii online.

Importanța digitalizării: Digitalizarea procesului de obținere a certificatului de atestare fiscală aduce multiple avantaje, precum:

• Reducerea timpilor de așteptare: Solicitările online sunt procesate mult mai rapid.
• Accesibilitate îmbunătățită: Fiecare persoană poate solicita și primi certificatul de acasă sau de la birou, fără a se deplasa.
• Eficiență sporită: Automatizarea fluxurilor și integrarea tehnologiilor de tip OCR permit completarea cererilor fără erori și fără pierderi de timp.

Adoptarea soluțiilor digitale pentru obținerea certificatului fiscal contribuie nu doar la reducerea birocrației, ci și la creșterea transparenței și conformității în relațiile cu autoritățile fiscale.

Începe acum procesul de digitalizare! Dacă vrei să simplifici obținerea certificatului de atestare fiscală și să economisești timp prețios, contactează echipa Workleto. Oferim soluții complete de automatizare și suport IT pentru a eficientiza toate etapele procesului, de la completarea cererii la arhivare